Nếu bạn đang bối rối vì thương hiệu giao brief quá sơ sài, bài viết này chia sẻ 3 bước xử lý thông minh giúp bạn dẫn dắt lại brief, gợi ý tone phù hợp cho thương hiệu và chốt thông điệp rõ ràng trước khi bắt tay vào viết bài PR, vừa tiết kiệm công sức vừa đúng kỳ vọng khách hàng.
Đã bao giờ bạn gặp tình huống này: Nhận một brief cứ như không phải brief. Khách hàng doanh nghiệp nhắn: “Em viết bài PR giới thiệu thương hiệu cho bên chị là thương hiệu mới, tone chị muốn là: khác biệt, gây ấn tượng, chỉn chu, sâu sắc và chuyên nghiệp nha”. File đính kèm là website công ty đang xây dở dang và Instagram trắng tinh chưa một bài post nào.
Trong PR, một bản brief, hay còn gọi là bản tóm tắt, là tài liệu quan trọng cung cấp thông tin chi tiết cho PR Agency và người viết PR, giúp hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu và mong muốn của phía khách hàng (client), từ đó xây dựng và triển khai các chiến dịch PR hiệu quả.
Nhiều người nghĩ viết bài PR chỉ cần ngồi vào bàn là viết. Nhưng sự thật là chất lượng bài PR phụ thuộc rất nhiều vào brief. Khi client gửi một đề bài quá chung chung, giống như trường hợp trên, người viết dễ bị bối rối.
Trong bài viết này, mình chia sẻ 3 bước đơn giản giúp bạn “gỡ” những bản brief mờ ảo và dẫn dắt khách hàng đi từ mơ hồ đến rõ ràng.
Gợi ý 3 bước để “gỡ rối” từ một bản brief mơ hồ
Bước 1: Lập brief ngược
Vì khách chưa rõ mình là ai, nên người viết PR cần chủ động dẫn dắt bằng cách đặt 5 câu hỏi gọn gàng, dễ trả lời như:
1/ Thương hiệu muốn người đọc nhớ gì sau bài PR này?
2/ Đối tượng khách hàng, công chúng chính là ai?
3/ Có thương hiệu nào cùng lĩnh vực mà phía khách hàng thấy tone hoặc hình ảnh truyền thông của họ ổn? (để mình hiểu kỳ vọng “khác biệt” là khác thế nào…)
4/ Liệt kê vài tính từ mô tả tính cách thương hiệu (ví dụ: tinh tế, thân thiện…)
5/ Bài viết này sẽ dùng ở đâu? (báo nào, mục nào… để xác định style viết phù hợp)
Áp dụng 3 bước xử lý brief mơ hồ sẽ giúp viết bài PR hiệu quả cho thương hiệu.
Bước 2: Gợi ý tone bằng ví dụ
Khi khách nói: “Khác biệt, ấn tượng, sâu sắc, chuyên nghiệp”, bạn cần giúp họ hình dung chi tiết hơn.
Hãy gửi 2-3 link bài viết mẫu có tone khác nhau. Ví dụ: 1 bài viết tone sắc sảo, 1 bài storytelling sâu sắc, 1 bài tone nhẹ nhàng…). Hỏi client: Trong 3 bài này, thấy vibe nào gần với mong muốn của brand nhất?
Đây là cách “bóc tách cảm xúc mơ hồ” thành lựa chọn cụ thể mà khách dễ gật đầu.
Bước 3: Đề xuất lộ trình
Với một thương hiệu mới toanh, hoặc khi khách hàng chưa biết nên triển khai bài PR theo hướng nào, tốt nhất bạn đề xuất viết theo 2 phase:
Phase 1: Định hình thông điệp
Viết trước key message/slogan/đoạn giới thiệu ngắn (100-150 chữ). Gửi để khách hàng duyệt và chốt tone.
Phase 2: Viết bài PR hoàn chỉnh
Sau khi thống nhất message và tone, bạn nên có một bản mô tả xác nhận với client về message, tone rồi mới tiến hành viết cả bài. Để sau này thuận tiện trong sửa bài hoặc chốt bài.
Với 3 bước nhịp nhàng này, bạn sẽ tiết kiệm công sức và dễ dàng, nhanh chóng triển khai được tuyến bài PR hiệu quả cho thương hiệu.
Mi Chi
